About the role
Almased ist eine der bekanntesten Marken im Bereich Ernährungs- und Gesundheitsprodukte im deutschsprachigen Raum. Seit Jahrzehnten steht die Marke für wissenschaftlich fundierte Ernährungskonzepte zur Optimierung des Stoffwechsels, sowie nachhaltige Gewichtsregulation.
Seit über 30 Jahren, gestartet am Küchentisch in Bienenbüttel, sind wir Marktführer in Deutschland – und auch in UK und den USA aktiv. Geblieben sind wir ein kleines, engagiertes Team mit der großen Vision, Menschen durch Ernährung dabei zu unterstützen, ihre persönlichen Ziele zu erreichen.Zur Unterstützung unseres Teams sowie unserer HR- und Office-Prozesse suchen wir eine strukturierte, zuverlässige und proaktive Persönlichkeit in Teilzeit (20–30 Stunden/Woche), die Freude daran hat, Verantwortung zu übernehmen, mitzudenken und gemeinsam mit uns Strukturen weiterzuentwickeln. Eine perspektivische Erweiterung des Aufgabenbereiches und Stundenumfangs ist grundsätzlich möglich.
Aufgaben
Du unterstützt uns bei organisatorischen, administrativen und personalbezogenen Aufgaben und sorgst dafür, dass Prozesse zuverlässig, sorgfältig und effizient umgesetzt werden.
Dabei arbeitest Du eng mit der Executive Assistant der Geschäftsführung zusammen und übernimmst eigenverantwortlich Aufgaben im Bereich HR-Administration, Office Management und Organisationsunterstützung.
Du arbeitest gerne eigenverantwortlich, hast Freude daran, anderen den Rücken freizuhalten und behältst auch dann den Überblick, wenn mehrere Themen gleichzeitig auf Dich zukommen? Dann könntest Du genau die Person sein, die wir suchen.Wir suchen ausdrücklich keine reine Sachbearbeitung, sondern eine Persönlichkeit, die Verantwortung übernimmt, mitdenkt und Freude daran hat, Dinge eigenständig voranzubringen. Du musst dabei nicht alles können – wichtiger ist uns, dass Du Lust hast, Verantwortung zu übernehmen und Dich gemeinsam mit uns weiterzuentwickeln.
Deine Aufgaben
HR & Personaladministration
Unterstützung bei der Digitalisierung und Strukturierung von Personalprozessen
Unterstützung bei der Organisation von Schulungen und Pflichtunterweisungen (z. B. Ersthelfer, Brandschutz, Arbeitssicherheit)
Vorbereitung von Verträgen, Bescheinigungen und Standarddokumenten
Pflege von Personalakten und Stammdaten
Unterstützung bei On- und Offboarding-Prozessen
Vorbereitung personalrelevanter Informationen für Payroll-Prozesse
Pflege von Urlaubs-, Krankheits- und Zeiterfassungsübersichten
Überwachung relevanter Fristen und Nachweise
Mitwirkung bei der Organisation interner Veranstaltungen und Teamevents
Office & Organisationsmanagement
Unterstützung bei organisatorischen Abläufen im Tagesgeschäft
Dokumentenmanagement und Archivierung
Vor- und Nachbereitung administrativer Prozesse
Unterstützung bei standortübergreifenden Themen zwischen Hamburg und Bienenbüttel
Koordination und Nachverfolgung von Aufgaben und Terminen
Unterstützung bei internen Projekten und Sonderthemen
Koordination externer Dienstleister (z. B. Reinigung, Wartung, Handwerker, Lieferanten)
Unterstützung bei der Organisation und Nachverfolgung wiederkehrender Wartungs- und Prüftermine
Pflege und Aktualisierung relevanter Übersichten und Verwaltungsunterlagen
Zusammenarbeit & Unterstützung
Enge Zusammenarbeit mit der Executive Assistant der Geschäftsführung
Unterstützung bei organisatorischen Themen rund um Recruiting und Onboarding
Mitwirkung bei der Weiterentwicklung interner Abläufe und Strukturen
Eigenständige Übernahme definierter Verantwortungsbereiche
Qualifikation
Was wir uns von Dir wünschen/Dein Profil:
Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
Erste Erfahrung im Bereich HR, Office Management, Teamassistenz oder Administration
Freude an strukturiertem Arbeiten und administrativen Prozessen
Hohe Eigenverantwortung und Zuverlässigkeit
Organisationsgeschick und Blick fürs Detail
Sorgfältige und lösungsorientierte Arbeitsweise
Freude an Kommunikation sowie an der Zusammenarbeit mit unterschiedlichen Menschen
Sicherer Umgang mit Microsoft 365
Idealerweise Erfahrung mit HR-Systemen
Gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
Englischkenntnisse von Vorteil
Was dich auszeichnet:
Du denkst mit und wartest nicht darauf, dass Dir jeder Schritt vorgegeben wird
Du behältst auch bei mehreren parallelen Themen den Überblick
Du arbeitest strukturiert, verbindlich und sorgfältig
Du übernimmst Verantwortung für Deine Aufgaben
Du bist teamorientiert und schätzt eine vertrauensvolle Zusammenarbeit
Du hast Freude daran, Prozesse zu unterstützen und kontinuierlich zu verbessern
Du bringst Dich aktiv mit Ideen ein und hast Spaß daran, Dinge gemeinsam weiterzuentwickeln.
Benefits
Was wir dir bieten/ Was dich bei uns erwartet:
Enge Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung und Executive Assistance
Ein abwechslungsreiches Aufgabengebiet mit viel Eigenverantwortung
Kurze Entscheidungswege und pragmatische Lösungen
Ein wertschätzendes, familiäres Umfeld
Flexible Arbeitszeiten
Langfristige Entwicklungsperspektive innerhalb eines wachsenden Unternehmens
Die Möglichkeit, eigene Ideen einzubringen und Verantwortung zu übernehmen
30 Tage Urlaub, betriebliche Altersvorsorge und BusinessBike.
Klingt gut?
Dann freuen wir uns auf Deine Bewerbung.
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