About the role

Bei hellomateo arbeiten wir daran, die Zukunft der Kundenkommunikation zu gestalten. Während unsere Tech-Teams Unternehmen dabei helfen, über innovative Kanäle wie WhatsApp und Instagram mit ihren Kunden in Kontakt zu treten, wird unser schnell wachsendes Team in Berlin (mittlerweile 45 Mitarbeitende) von Leidenschaft und Teamgeist angetrieben. Unsere Gründer bringen langjährige Erfahrung von SAP und aus dem Silicon Valley mit, und wir sind überzeugt: Ein lebendiges, gut organisiertes Büro ist der Schlüssel zu unserem gemeinsamen Erfolg 🚀

Genau hier kommst du ins Spiel: Als unser:e neue:r Werkstudent im Bereich Office Management sorgst du dafür, dass alle jeden Tag ihr Bestes geben können 💫

Aufgaben

Du sorgst dafür, dass das Büro aufgeräumt und ordentlich ist (z. B. Spülmaschine ein- und ausräumen, Bilder aufhängen, Gemeinschaftsräume in Schuss halten)

Du kümmerst dich um allgemeine Instandhaltung und praktische Aufgaben im Büro (z. B. Möbel aufbauen, kleinere Reparaturen, unser Montags-Teamfrühstück vorbereiten)

Du unterstützt bei der Planung und Organisation von Teamevents

Du hilfst beim technischen Onboarding neuer Mitarbeitender (z. B. Geräte einrichten, Unterstützung bei Office-Technik)

Du sorgst dafür, dass sich jeder im Büro wohlfühlt, und bist eine wichtige Ansprechperson für unsere Mitarbeitenden.

Qualifikation

Fließendes Englisch sowie Deutschkenntnisse mindestens auf C1-Niveau

Praktisches Geschick und die Bereitschaft, überall mit anzupacken, wo Unterstützung gebraucht wird

Freude am Umgang mit Menschen sowie ein gutes Organisationstalent

Verfügbarkeit 20 Stunden pro Woche in unserem Büro in Berlin Neuköln

Sicherer Umgang mit Bürogeräten und -technik (PCs, Drucker etc.)

Erste Erfahrung im Office-, Facility- oder Eventmanagement von Vorteil, aber kein Muss – auch Quereinsteiger:innen sind herzlich willkommen!

Aufgeschlossene, service- und gastorientierte Persönlichkeit mit Hands-on-Mentalität

Benefits

🚴 Employee Benefits wie Wellhub oder Deutschland-Ticket

👬 Yearly Company Offsite

🍳 Weekly-Team Breakfast & Bi-Weekly Lunch

🎉 Regelmäßige Teamevents

🏓 Cooles Office in Berlin mit Ping Pong & Darts

👥 Ein ambitioniertes, nettes und ehrliches Team

Wir freuen uns auf deine Bewerbung! 🙂

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Interview prep

Walk in with sharper answers.

Use this as a quick practice sheet before you speak with the employer.

Role

Administration Customer Service Werkstudent Office Manager remote

Likely questions

Tell us about work you have done that is close to the Werkstudent Office Manager:in (m/f/d) role.
How would you approach your first 30 days at hellomateo?
Which of Administration, Customer Service and Werkstudent have you used recently, and what did it help you achieve?
Describe a time you solved a problem without waiting to be told exactly what to do.
How do you stay organised and communicate clearly when working remotely?

Prepare before the call

A recent example that proves your experience with Administration, Customer Service and Werkstudent.
One short story with a problem, your action, and the result.
Two examples that show the strengths listed on your CV.
A clear reason why this role and company interest you.
Your availability, preferred work style, and salary expectations.

Ask them

What would success look like in the first 90 days?
What are the main problems this hire should help solve?
How does the team give feedback and measure good work?
What does a normal working week look like for this role?

Practice line

I am interested in the Werkstudent Office Manager:in (m/f/d) role because I can bring practical experience in Administration, Customer Service and Werkstudent, learn the team quickly, and contribute to the outcomes hellomateo needs from this hire.

Werkstudent Office Manager:in (m/f/d)

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Likely questions

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