About the role
Als Executive Assistant (m/w/d) entlastest du unsere Führungskräfte im Bereich Technische Gebäudeausrüstung in einem anspruchsvollen, international ausgerichteten Arbeitsumfeld. Die Rolle ist geprägt von hoher Dynamik, vielen Kundenterminen und komplexen Prioritäten - genau hier bringst du Struktur, Überblick und Verlässlichkeit hinein.
Du bist zentrale Anlaufstelle für Kommunikation, Termin- und Reiseplanung sowie die inhaltliche Vorbereitung geschäftsrelevanter Themen. Mit deinem Organisationstalent, deiner vorausschauenden Arbeitsweise und deinem klaren Blick fürs Wesentliche stellst du sicher, dass die täglichen Abläufe effizient und reibungslos funktionieren.
Aufgaben
Executive & Administrative Support
Eigenständiges Management von Kalendern, Meetings, Prioritäten und Deadlines
Organisation nationaler und internationaler Reisen sowie kurzfristiges Umdisponieren (inklusive Reisekostenabrechnung)
Enge Zusammenarbeit mit dem Office Management Team bei Reise- und Terminabstimmungen
Vorausschauendes Handeln und frühzeitiges Erkennen von Engpässen
Unterstützung in parallel laufenden Initiativen
Kommunikation & Schnittstellenmanagement
Selbstständiges Bearbeiten, Priorisieren und Strukturieren von E-Mails und Anfragen
Zentrale Ansprechperson für interne Teams, Kund*innen und externe Partner
Sicherstellen eines verlässlichen Informationsflusses über mehrere Standorte hinweg
Inhaltliche & organisatorische Unterstützung
Erstellung, Überarbeitung und inhaltliche Vorbereitung von Präsentationen und Briefings
Recherche, Aufbereitung und Zusammenstellung relevanter Informationen für Meetings
Unterstützung bei projektbezogenen administrativen Aufgaben (z. B. Datenpflege in Deltek, SharePoint Strukturen, Vertragsmanagement)
Effizienz & Struktur
Einführung und Optimierung effizienter Arbeitsabläufe
Aktives Mitdenken und eigenständiges Setzen von Prioritäten
Entlastung der Führungskräfte, indem du Entscheidungen vorbereitest und Prozesse steuerst
Qualifikation
Must-haves
Mehrjährige Erfahrung als Executive Assistant, Partner Assistant oder in vergleichbarer Position
Professionelles Auftreten, ausgeprägte Serviceorientierung und absolute Diskretion
Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
Sehr gute Kenntnisse in PowerPoint, MS Teams, SharePoint und idealerweise Deltek
Hohe Eigenständigkeit, strukturierte Arbeitsweise und Fähigkeit, Prioritäten zu setzen
Stressresistenz und ein souveräner Umgang mit gleichzeitig laufenden Themen
Soft Skills, die entscheidend sind
Proaktivität
Multitasking & Stressresistenz
Struktur & Selbstständigkeit
Kommunikationsstärke
Nice to have
Erfahrung im technischen Umfeld (Ingenieurwesen, Architektur, Bauwesen)
Routine in der Zusammenarbeit mit internationalen Stakeholdern
Benefits
Das erwartet Dich bei uns:
eine einzigartige, interdisziplinäre Umgebung mit internationalen Großprojekten
Zusammenarbeit mit unseren Niederlassungen rund um die Welt
ein modernes Büro im Herzen Berlins mit professionellen, technisch hochwertig ausgestatteten Arbeitsplätzen
hybrides Arbeiten vom Büro und aus dem Home-Office sowie Flexibilität unserer Positionen für Teilzeit und Vollzeit
30 Urlaubstage
ein Jahresgehalt von 48.000€ bis 68.000€ - je nach Berufserfahrung und Qualifikation
Sprachkurse für unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter
Das gibt’s obendrauf als Benefits:
regelmäßige Teamevents, Sportangebote, Sommerfest, Weihnachtsfest sowie musikalische und kulturelle Events (Konzerte, Filmabende, Karaoke etc.)
ein Mental-Wellbeing-Programm sowie ein individuelles Benefit-Programm mit den Schwerpunkten Sport, Mobilität und Altersvorsorge
Angebot von Weiterbildungen und ein strukturierter Karrierepfad
jährliche Entwicklungsgespräche, flache Hierarchien und kurze Kommunikationswege mit der Möglichkeit, neue Ideen einzubringen
Mitgestaltung von Beginn der Karriere an (YEF- Young Employee Forum)
Lunchroulette
Interested? Intrigued? Inspired? – Wir freuen uns auf Deine Bewerbung!
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