About the role
Du findest Fehler im Budget schneller als andere ihre Schlüssel?
Genau dieses Talent brauchen wir, damit unser neues Förderprojekt im Bereich Unternehmensnachfolge auch administrativ und finanziell auf einem sicheren Fundament steht. Du baust die Projektadministration von Grund auf auf, behältst Budgets und Fristen im Blick und sorgst dafür, dass alle relevanten Unterlagen vollständig sowie jederzeit nachvollziehbar vorliegen. Dabei arbeitest du direkt mit der Projektleitung zusammen und erkennst frühzeitig, wenn Handlungsbedarf besteht.
Worum es dabei geht: Jedes Jahr stehen Zehntausende kleine und mittlere Unternehmen in Deutschland vor der Nachfolgefrage. Bleibt sie ungelöst, verschwinden Betriebe, Arbeitsplätze, Wissen und regionale Wertschöpfung. Wir wollen dazu beitragen, dieses Rückgrat der deutschen Wirtschaft zu erhalten und Betriebe mit verständlichen Informationsangeboten und praxisnahen Veranstaltungen dabei unterstützen, Unternehmensnachfolgen erfolgreich vorzubereiten und umzusetzen.
Über uns: NDF ist die auf Fördermittel spezialisierte Marke der Key Progress Makers Advisory GmbH. Wir arbeiten vor allem mit Startups und innovativen Unternehmen, die neue Produkte, Technologien oder Geschäftsmodelle entwickeln und dafür passende Finanzierungsmöglichkeiten suchen. Wir helfen ihnen, Förderpotenziale zu erkennen und anspruchsvolle Vorhaben so zu strukturieren, dass aus einer Idee ein tragfähiges Projekt werden kann. Diese Erfahrung bringen wir nun in ein eigenes öffentlich gefördertes Projekt rund um das Thema Unternehmensnachfolge ein.
Aufgaben
Du baust eine vollständige digitale Projektakte auf und sorgst dafür, dass Fristen, Nachweise und Unterlagen jederzeit nachvollziehbar dokumentiert sind
Du bereitest Mittelanforderungen, Berichte, Änderungsunterlagen und Verwendungsnachweise für das Projektfördermittel administrativ vor
Du überwachst das Projektbudget, pflegst Kostenstellen und Kontierungen und erstellst regelmäßige Soll-Ist-Auswertungen
Du bereitest Buchhaltungs- und abrechnungsrelevante Unterlagen vor und stimmst dich mit der Geschäftsführung und externen Steuerberater ab
Du übernimmst die vorbereitende Personaladministration, darunter Vertragsunterlagen, Projektzuordnungen, Arbeitszeitänderungen, Urlaub und relevante Nachweise
Du stellst sicher, dass Teilnehmendenlisten, Einwilligungen, Veranstaltungsnachweise und abrechnungsrelevante Daten vollständig vorliegen
Du verwaltest Verträge, Rechnungen, Teilnahmegebühren und offene Forderungen und weist frühzeitig auf Abweichungen oder Risiken hin
Du entwickelst klare Vorlagen, Checklisten und digitale Prozesse, damit wiederkehrende administrative Aufgaben zuverlässig und effizient ablaufen
Qualifikation
Mindestens drei Jahre praktische Erfahrung in kaufmännischer Verwaltung, Buchhaltung, Projektadministration oder Fördermittelmanagement
Sichere Kenntnisse in Buchhaltung, Rechnungsprüfung, Belegzuordnung und Kostenkontierung
Erfahrung mit Fristen-, Dokumenten- und Nachweismanagement
Sehr gute Kenntnisse in Excel oder einer vergleichbaren Tabellenkalkulation
Die Fähigkeit, finanzielle und administrative Unstimmigkeiten frühzeitig zu erkennen und strukturiert aufzuklären
Eine sehr sorgfältige, zuverlässige und eigenständige Arbeitsweise
Sehr gutes schriftliches Deutsch und eine klare, verbindliche Kommunikation
Einen sicheren und diskreten Umgang mit vertraulichen Personal-, Finanz- und Teilnehmendendaten
Die Bereitschaft, dich gründlich in Förderbedingungen und digitale Fördersysteme einzuarbeiten
Einen reflektierten und datenschutzkonformen Umgang mit digitalen Werkzeugen, Automatisierung und KI
Ein bestimmter Ausbildungs- oder Studienabschluss ist für uns nicht entscheidend. Passende Erfahrungen kannst du beispielsweise aus der kaufmännischen Verwaltung, Buchhaltung, Steuerberatung, Personaladministration oder der Verwaltung öffentlich geförderter Projekte mitbringen.
Wichtig ist, dass du Vorgänge vollständig zu Ende führst, fehlende Informationen verbindlich nachhältst und Risiken nicht nur meldest, sondern bereits mit einem konkreten Lösungsvorschlag aufbereitest.
Benefits
Eine verantwortungsvolle Rolle in einem neu entstehenden Projekt mit erkennbarem gesellschaftlichem und wirtschaftlichem Nutzen
Viel Gestaltungsspielraum beim Aufbau der Projektadministration und verlässlicher digitaler Prozesse
Direkte Zusammenarbeit mit der Projektleitung, kurze Abstimmungswege und die Möglichkeit, Risiken frühzeitig in Entscheidungen einzubringen
Ein flexibles Teilzeitmodell mit überwiegend mobilem Arbeiten und gelegentlichen gemeinsamen Terminen in Berlin
Eine moderne und wertschätzende Zusammenarbeit, in der Verbindlichkeit, Eigenverantwortung und sorgfältige Arbeit tatsächlich geschätzt werden
Die Perspektive, auch nach der dreijährigen Projektlaufzeit gemeinsam weiterzuarbeiten und mit den aufgebauten Strukturen zusätzliche fachliche Verantwortung für andere Projekte zu übernehmen
Die Rolle passt zu dir, wenn …
… du bei Zahlen, Fristen und Dokumenten genau hinschaust und gerne dafür sorgst, dass auch komplexe Vorgänge sauber strukturiert und jederzeit nachvollziehbar sind.
… du vorausschauend, verbindlich und freundlich beharrlich bist, fehlende Zuarbeiten konsequent einholst und auch unter Zeitdruck ruhig den Überblick behältst.
… du dir eine moderne, wertschätzende Zusammenarbeit wünschst und deine Sorgfalt für ein Projekt einsetzen möchtest, dessen gesellschaftlicher und wirtschaftlicher Nutzen unmittelbar erkennbar ist.
So bewirbst du dich
Schick uns zunächst deinen Lebenslauf. Wenn dein Profil zu uns passt, laden wir dich zu einem ersten Kennenlerngespräch ein. Darauf folgt ein fachlicher Austausch; bei Bedarf ergänzen wir den Prozess um eine kurze und klar abgegrenzte Praxis- oder Excel-Aufgabe. Nach jedem Schritt erhältst du innerhalb weniger Arbeitstage eine Rückmeldung.
Geplanter Start: idealerweise 01.09.2026.
Wir freuen uns über Bewerbungen unabhängig von Geschlecht und geschlechtlicher Identität, ethnischer oder sozialer Herkunft, Nationalität, Religion oder Weltanschauung, Behinderung, Alter oder sexueller Identität. Entscheidend sind deine Kompetenz, deine Motivation und die Perspektive, die du in das Projekt einbringst.
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